Każda firma, niezależnie od branży, w jakiej funkcjonuje, musi borykać się z problemem produkowania i przechowywania wielu bardzo istotnych dokumentów. Mogą to być umowy, faktury, dokumenty kadrowe, projekty, prezentacje i inne ważne informacje, które zazwyczaj trzymane są w szafkach, na półkach czy w teczkach.

Niektóre z nich nie są potrzebne na co dzień, inne powinniśmy mieć zawsze pod ręką. Warto wcześniej zadbać o wydzielenie miejsca, gdzie w łatwy sposób można będzie przechowywać dokumenty o największej wartości, ale też te, które przydają się najczęściej i których znalezienie w stosie innych zawsze bywa czasochłonne. Z pomocą przychodzi sejf, który pozwala utrzymać porządek i w jednym miejscu zgromadzić wszystko, czego potrzebujemy.

Przepisy prawne nakładają na przedsiębiorców konieczność tworzenia i przechowywania licznych dokumentów księgowych, podatkowych, kadrowych, umów z kontrahentami i klientami, regulaminów, rachunków, ofert etc. W efekcie każda firma boryka się z problemem odpowiedniego zabezpieczenia często nadmiernej liczby druków.

Niektóre mogą latami leżeć nieprzydatne w firmowych teczkach, inne powinniśmy móc w każdej chwili zlokalizować i wykorzystać, na przykład w trakcie kontroli lub negocjacji z klientami. Sprawny obieg oraz archiwizacja dokumentów, oparta o proste procedury, pomoże przede wszystkim zaoszczędzić bardzo cenny dla przedsiębiorców czas.

Oprócz pomocy w utrzymywaniu porządku w papierach, sejf spełnia oczywiście funkcje ochronne, które są jedną z podstawowych reguł prowadzenia biznesu. Utrata dokumentacji w wyniku zniszczenia, uszkodzenia, zalania, pożaru albo kradzieży może mieć bowiem dotkliwe konsekwencje wizerunkowe, a nawet prawne.  

Przy przechowywaniu dużej liczby dokumentów zgromadzonych w segregatorach albo cennego sprzętu elektronicznego sprawdzą się szafy z blachy stalowej, cechujące się wysoką  odpornością na włamanie. Posiadają one półki o regulowanej wysokości zawieszenia, które umożliwiają dostosowanie wnętrza do indywidualnych potrzeb, zaś wyposażenie dodatkowe w postaci zamykanej skrytki przyda się, gdy dostęp do szafy ma więcej niż jedna osoba.

Do wyboru mamy szafy na dokumenty klasy A, B i C, przystosowane do przechowywania dokumentów poufnych, tajnych i ściśle tajnych według Zarządzenia MON nr 46 i 57 MON z grudnia 2011r, a także szafy na dokumenty SD, umożliwiające kompleksowe przechowywanie dokumentów i materiałów niejawnych oznaczonych klauzulą „tajne” (klasa S1) i „ściśle tajne” (klasa S2 i 0).

Szafy biurowe w klasie A posiadają wzmocnioną konstrukcję korpusu i drzwi, zbudowaną ze stali o podwyższonej wytrzymałości na atak, zaś dzięki eleganckiemu wzornictwu pasują do wnętrza każdego pomieszczenia. Wszystkie modele wyposażone są w atestowane zamki kluczowe, szyfrowe bądź elektroniczne. Użytkownicy mogą także wybrać prostą szafę bezklasową.

W dobie cyfryzacji wiele dokumentów przybiera formę elektroniczną, w szczególny sposób należy więc chronić komputery oraz inne nośniki danych. W firmach zajmujących się tworzeniem unikalnych kodów, agencjach marketingowych czy biurach projektowych, kradzież laptopa lub dysku twardego oznacza utratę cennego, często niepowtarzalnego know-how. Do ochrony sprzętu możemy wykorzystać szafy albo rozwiązanie stworzone
z myślą o zabezpieczeniu urządzeń przenośnych, takie jak sejfy Koliber klasy S1 w wersji Laptop. W zależności od modelu i pojemności można przechowywać w nich notebooka, urządzenia multimedialne, a dodatkowo także segregatory z dokumentami.

Biura często sięgają też po rozwiązanie, jakim są sejfy wrzutowe, sprawdzające się szczególnie tam, gdzie niezbędny jest stały kontakt z klientem i gdzie występuje konieczność deponowania gotówki bądź dokumentów. W zależności od modelu oraz preferencji klienta, otwór wrzutowy może znajdować się u góry lub z boku urządzenia. Można także wybrać opcję z szufladą wrzutową.

Na wyposażeniu prywatnych gabinetów powinny znaleźć się dostępne w zróżnicowanych rozmiarach sejfy SL. W zależności od pojemności i modelu, wyposażone są one w półki z regulacją wysokości zawieszenia, co pozwala na dostosowanie wnętrza do indywidualnych potrzeb. Urządzenia te są wysoce odporne na sforsowanie dzięki rozbudowanej konstrukcji drzwi i korpusu, wykonanej z najwyższej jakości blachy. Sejfy zostały wyposażone w rozbudowany system ryglujący - poziomy i pionowy, a konstrukcja rygla stałego dodatkowo uniemożliwia wyrwanie drzwi nawet po odcięciu lub zniszczeniu zawiasów.

Alternatywą są kasy pancerne KP, charakteryzujące się wyższą klasą odporności, a tym samym umożliwiające przechowywanie cenniejszych przedmiotów. Ich wielowarstwowa konstrukcja wypełniona jest specjalnym kompozytem, a dzięki swojej niezawodności zyskały m.in. zaufanie banków i instytucji publicznych. Zarówno sejfy SL, jak i kasy KP mogą zostać wyposażone w indywidualnie zamykaną skrytkę, czujniki alarmowe (wstrząsowe, położenia rygli i drzwi), a także opóźnienie czasowe otwarcia i cichy alarm zamka. Istnieje również możliwość podłączenia sejfu bądź kasy do instalacji alarmowej budynku albo pomieszczenia, w którym się znajduje, dzięki czemu informacja o niepowołanej próbie otwarcia zostanie przesłana do firmy ochroniarskiej.

Sejf, ewentualnie inne urządzenia do zabezpieczenia mienia, powinny znaleźć się na wyposażeniu każdego biura. Model, a co za tym idzie jego pojemność, klasa odporności, wybór zamka kluczowego, szyfrowego lub cyfrowego i dodatkowe funkcje należy dostosować do profilu firmy oraz bieżących potrzeb użytkowników. W ten sposób zapewnimy bezpieczeństwo, ale także porządek przechowywanej dokumentacji i innych wartościowych przedmiotów.