Automatyzacja funkcjonowania stołówki pracowniczej to jeden ze sposobów na zwiększenie efektywności pracy personelu oraz poprawienie zadowolenia wśród pracowników dzięki prostej i przejrzystej obsłudze. Kluczem do sukcesu jest tutaj system UNIS będący podstawą proponowanego Systemu Rozliczeń Posiłków.

System kontroli dostępu UNIS to oprogramowanie przetwarzające informacje z zakresu kontroli dostępu - w tym przypadku również kontroli wydań posiłków. Korzystając z bazy danych w zakresie przetwarzania uprawnień do posiłków oraz ilości wydań, system jest w stanie „przejąć” na siebie cały proces obsługi stołów w zakresie wydawania posiłków.

Oczywiście, aby poszczególne procesy miały miejsce niezbędne jest ich zaplanowanie. Pomoże w tym aplikacja WEB obsługiwana przez operatorów stanowiska (Mistrza, Kierownika Zmiany, inną osobę odpowiedzialna za przydział posiłków) z wykorzystaniem komputera lub tabletu. Przy jej pomocy nadawane będą uprawnienia do otrzymania posiłków specjalnych dla poszczególnych osób. Ponadto, system do poprawnego działania wykorzystuje mobilny terminal wyposażony w czytnik kart zbliżeniowych działający w dwóch trybach – aktywnym (ONLINE) oraz odłączonym od sieci (OFFLINE). W przypadku aktywności, terminal korzystając z przesyłu danych w sieci GSM, na bieżąco synchronizuje wykonywane zadania z serwerem. W ten sposób aktualizuje dostępną tam bazę danych, by odpowiadała stanowi rzeczywistemu. Po zakończeniu procesu istnieje możliwość wygenerowania prostego raportu z ilości wydanych posiłków.

Jak działa System Rozliczeń Posiłków?

Aby zrozumieć schemat działania Systemu Rozliczeń Posiłków przyjrzyjmy się zachodzącym w nim procesom.

1. Pracownik zgłaszając się po odbiór posiłku przykłada kartę do terminala mobilnego, który będąc w trybie ONLINE sprawdza dostępność posiłków i wyświetla je na ekranie. Jeśli terminal nie ma dostępu ONLINE, pobiera informacje o dostępności z wewnętrznej pamięci wcześniej zsynchronizowanego urządzenia.
2. Osoba wydająca posiłki lub pracownik wybiera przycisk od posiłku jaki chce otrzymać, co zostanie potwierdzone na ekranie terminala. Zaraz po tym następuje fizyczne wydanie posiłku.
3. W razie błędnego wyboru – jest możliwość korekty wydania za pomocą odpowiedniego przycisku. Korekta będzie zapisana jako osobne zdarzenie z ujemną ilością, tak aby można było prześledzić wszelkie wykonane czynności (korekta nie usuwa błędnych wydań).
4. Terminal pracujący w trybie ONLINE przesyła informacje o wydanym posiłku na serwer równocześnie aktualizując bazę danych zapisaną w wewnętrznej pamięci. Jeśli terminal nie ma połączenie ONLINE aktualizuje jedynie informacje w wewnętrznej pamięci. Synchronizacja wydań nastąpi po przejściu terminala w tryb ONLINE.
5. Informacje o wydanym posiłku, po przejściu w tryb ONLINE, są przesyłane na serwer UNIS gdzie wszystkie zdarzenia są archiwizowane.
6. Specjalna usługa synchronizująca przesyła informacje o wydanych posiłkach do celów rozliczeniowych do systemu TETA i/lub innych wskazanych, dzięki którym można przeglądać raporty wydań.